Bagi persatuan kebajikan atau NGO, kutipan sumbangan merupakan sesuatu yang sangat serius dan perlu diberikan perhatian yang teliti.

Hal ini kerana hanya dengan jumlah sumbangan yang mencukupi sahaja barulah sesebuah program atau aktiviti kebajikan dapat dijalankan.

Namun, bagaimana objektif ini boleh dicapai dengan mudah? Ramai yang salah sangka bahawa hanya pusat kebajikan atau NGO yang didukung oleh individu ternama sahaja yang mampu mencatatkan kutipan dana yang besar.

Sebenarnya ada beberapa perkara lain yang anda perlu berikan perhatian terutamanya dari segi strategi pendekatan yang digunakan untuk memastikan dana sumbangan dapat dijana dengan konsisten.

NGO atau Persatuan sememangnya aktif membuat kutipan sumbangan, sama ada melalui program, tabung sumbangan, geran kerajaan atau sumbangan individu.

Namun kebiasaannya, jumlah kutipan sumbangan yang diperoleh adalah tidak konsisten. Sebelum pergi lebih lanjut, kita perlu ketahui punca mengapa kutipan dana sumbangan tidak konsisten.

5 Punca Masalah Dana Sumbangan Tidak Konsisten

Pertama – Maklumat Penyumbang Tidak Disimpan Setempat
Kebanyakan penyumbang tidak dikenali dan sukar untuk dihubungi semula. Jika ada yang dikenali pun, kemungkinan penyumbang yang terdiri dari rakan terdekat sahaja. Jika keahlian ramai, biasanya masing-masing uruskan maklumat ikut cara sendiri dan tidak disimpan setempat.

Kedua – Senarai Sumbangan Disimpan Secara Manual
Banyak NGO atau organisasi yang masih menyimpan dokumen secara manual sama ada bertulis dan dalam bentuk fizikal. Kaedah ini memang berkesan, namun untuk jangka masa panjang adalah tidak praktikal, makan ruang dan tidak bertahan lama.

Ketiga – Sumbangan Terus Ke Akaun Bank Tanpa Rujukan
Kaedah penerimaan sumbangan ini memang cepat, namun dalam masa yang sama merugikan dan renyah atau sukar diuruskan. Kenapa? Sebab maklumat penyumbang kadangkala tidak diketahui, tidak dapat dihubungi semula atau terpaksa berinteraksi secara manual untuk urusan resit, makluman dan sebagainya.

Keempat – Terpaksa Kerap Buat Rayuan Sumbangan
Akibat maklumat penyumbang dan transaksi sumbangan tidak disimpan dengan baik, kesannya NGO atau organisasi terpaksa buat program rayuan sumbangan dengan kerap dan belanjakan modal tinggi untuk promosi.

Kelima – Tiada Sistem Sumbangan Yang Lengkap Untuk Memudahkan Kerja
Memang ada banyak sistem di luar sana yang boleh membantu buat kutipan sumbangan terutamanya secara online. Namun tidak banyak sistem yang ada fungsi lengkap dan dibina khas untuk menguruskan sumbangan dengan lebih efektif dan efisyen.

Di atas adalah antara senarai punca masalah dana sumbangan tidak konsisten yang menjadi cabaran utama NGO, Persatuan dan organisasi kebajikan.

Jika semuanya adalah betul, anda perlu berubah sekarang sebelum terlambat. Sudah ribuan NGO & Persatuan yang sudah tidak lagi aktif kerana mempunyai masalah berkaitan dana sumbangan.

Namun kami ada cadangan penyelesaian untuk bantu NGO, Persatuan atau Organisasi seperti anda.

Berikut, kami akan kongsikan rahsia strategi bagaimana NGO, Persatuan atau mana-mana organisasi yang menjalankan aktiviti berasaskan produk kebajikan dapat menjana kutipan sumbangan dengan berkesan dan konsisten.

Untuk perlaksanaan startegi-strategi ini, perlu diadaptasi dengan fungsi-fungsi dalam sebuah Sistem Pengurusan Sumbangan Komprehensif, iaitu AssraSumbangan.

Sistem ini sudah lebih 4 tahun di pasaran dan dibangunkan oleh Assra Digital Sdn. Bhd. untuk membantu NGO, Persatuan dan organisasi menguruskan maklumat sumbangan dan penyumbang dengan lebih sistematik, senang dan selamat.

Sistem ini sudah digunakan oleh hampir ratusan NGO & Persatuan dan telah menguruskan lebih RM72 juta transaksi sumbangan dan lebih 150,000 jumlah tempahan. 

Digunapakai oleh NGO atau Persatuan yang mendapat pengiktirafan Malaysia Book of Record dan ISO untuk kerja pengurusan operasi mereka.

Sekarang, kami akan kongsikan kepada anda rahsia strategi bagaimana untuk mendapatkan dana sumbangan dengan konsisten ;

7 Strategi Meningkatkan Dana Sumbangan Secara Konsisten 

Strategi ini telah banyak bantu NGO & Persatuan kecil atau besar menguruskan sumbangan dan menjana dana yang banyak secara konsisten untuk kesinambungan aktiviti program kebajikan mereka.

1. Strategi Bina Kolam Database Setempat

Dengan adanya sistem yang boleh merekodkan maklumat sumbangan dengan lengkap dan setempat, NGO atau Persatuan akan lebih mudah untuk merujuk transaksi sumbangan dan melihat maklumat penyumbang.

NGO dan Persatuan biasanya terdiri daripada ramai penggerak sukarelawan, kadangkala ada banyak cawangan yang terbentuk akibat taburan keahlian yang ramai. 

Dengan adanya sistem seperti AssraSumbangan, tidak kisah ahli dan penyumbang anda berada di mana, semua maklumat sumbangan dapat direkodkan setempat dengan mudah dan cepat.

Maka, mudahlah untuk anda kumpulkan semua maklumat penyumbang setempat dan bina kolam database anda supaya mudah nak rujuk semula maklumat sumbangan dan bina hubungan dengan penyumbang dengan lebih aktif.

Nak buat promosi? Tiada masalah. Data sudah tersedia berada dalam ‘kolam’.

2. Strategi Borang Tempahan Interaktif

Borang tempahan online sememangnya sangat mudah dan lebih mesra pengguna. Penyumbang boleh mengisinya di mana saja pada bila-bila masa selagi ada akses internet.

Borang tempahan hendaklah mempunyai paparan yang menarik, ringkas dan senang diisi oleh pelbagai peringkat umur, maklumat produk yang jelas dan kaedah pembayaran yang selamat.

Seperti borang tempahan dalam sistem AssraSumbangan, borang tempahannya agak istimewa kerana ada beberapa ciri-ciri menarik, antaranya ;

1. 1. Ringkas dan mudah untuk diisi
   2. Mempunyai ruangan penama yang diniatkan
   3. Ada modul akad bertulis dan video interaktif
   4. Integrasi dengan pelbagai kaedah pembayaran online, manual dan ansuran
   5. Penetapan terma dan syarat tempahan yang jelas

Boleh dikatakan, memenuhi kriteria tempahan yang patuh syariah dan mesra pengguna. Anda boleh melihat contoh borang tempahan AssraSumbangan dengan klik di sini.

3. Strategi Pembayaran Ansuran

Kaedah pembayaran ini adalah sangat penting kerana menjadi penentu untuk kejayaan menerima sumbangan dari penyumbang anda. Dengan kaedah bayaran ansuran, anda boleh ikat kesetiaan penyumbang anda secara sukarela.

Jika sebuah sistem dapat menyediakan beberapa kaedah pembayaran, adalah lebih baik supaya penyumbang dapat membuat pilihan kaedah pembayaran sumbangan yang mereka lebih selesa, selamat dan percaya.

Antara kaedah pembayaran yang perlu ada adalah seperti, FPX payment gateway yang terus berhubung dengan pihak bank, atau pembayaran manual seperti deposit bank yang memerlukan penyumbang hantar gambar resit sebagai bukti pembayaran.

Seperti sistem AssraSumbangan, agak istimewa. Sebab AssraSumbangan menyediakan kaedah pembayaran FPX payment gateway yang berintegrasi dengan platform Billplz, Toyyibpay, Razer dan Stripe.

Selain turut menyediakan kaedah pembayaran menggunakan debit atau kredit kad, pembayaran manual deposit bank dan resit serta kaedah pembayaran ansuran tanpa faedah yang fleksibel.

Kaedah pembayaran ansuran ini membolehkan penyumbang membuat bayaran ansuran bulanan tanpa faedah. Justeru, penyumbang akan rasa lebih selesa membuat sumbangan tanpa paksaan dan secara sukarela.

Bayangkan, anda ada 1000 penyumbang tetap yang bayar ansuran setiap bulan sumbangan ke tabung dana kebajikan anda. Jika 1 orang infaq RM10 x 10,000 orang = RM100,000.

Tambahan pula, AssraSumbangan ada sistem pengurusan bayaran ansuran tersendiri yang boleh merekodkan semua sejarah transaksi dan boleh membuat follow up pembayaran ansuran bulanan secara automatik. Menarik kan?

4. Strategi Pengurusan Sumbangan Sistematik

Bagi membolehkan kerja menguruskan sumbangan dengan lebih sistematik, NGO atau Persatuan memerlukan kaedah pengurusan yang lebih lengkap dan komprehensif.

Antaranya dengan menggunakan sistem pengurusan tempahan online mesra telefon bimbit, yang boleh menyimpan maklumat tempahan secara online dan boleh diakses di mana saja pada bila-bila masa.

Hal ini penting, walaupun sedang berada di lapangan program. Semua maklumat sumbangan boleh diakses dengan mudah dan cepat. Tanpa perlu serabut dengan fail kertas fizikal yang banyak.

Seperti sistem AssraSumbangan yang mempunyai modul pengurusan tempahan dan pembayaran yang lengkap. Semua berintegrasi! Maklumat sumbangan, pembayaran dan resit dapat diakses dari tempat yang sama.

Malah, maklumat juga boleh disaring mengikut kategori dan jenis produk yang anda mahu. Kerja jadi lebih senang!

5. Strategi Hebahan Promosi Pantas

Makluman informasi yang pantas dan jelas adalah sangat penting untuk menambah nilai kepercayaan penyumbang kepada NGO atau Persatuan.

Sebagai contoh selepas penyumbang membuat sumbangan, penyumbang terus mendapat makluman berkaitan tempahan sumbangan mereka.

Selain itu, fungsi hebahan juga sangat penting untuk membolehkan NGO atau Persatuan menghantar promosi terkini atau hebahan maklumat program yang akan dijalankan.

Hebahan ini membolehkan kutipan sumbangan dapat dibuat dengan lebih cepat dan berkesan. Namun, kaedah ini memerlukan sistem yang komprehensif seperti AssraSumbangan.

AssraSumbangan menyediakan fungsi hebahan yang dapat menghantar maklumat tempahan sumbangan pelanggan terus ke no telefon penyumbang melalui Whatsapp, Email dan juga SMS. Apa? ada hantar makluman di Whatsapp juga?

Ya. Selepas sumbangan dibuat, penyumbang akan terima maklumat tempahan dan resit secara automatik melalui Whatsapp secara percuma dan melalui email.

Hebahan secara pukal juga boleh dibuat menggunakan Email dan SMS sahaja dengan mudah, cepat dan murah.

Hebahan sedekah Subuh, hari Jumaat dan hari peristiwa? Tiada masalah, semua dihujung jari saja. Menarik kan?

6. Strategi Rekrut Sukarelawan & Sistem Ganjaran

Tak semua NGO atau Persatuan yang memberikan ganjaran atau saguhati kepada sukarelawan mereka selepas bersusah payah membantu program.

Meskipun menjalankan kerja dengan ikhlas, kebajikan sukarelawan juga perlu dijaga untuk membantu kehidupan mereka dan memastikan mereka terus bersemangat dan konsisten bersama NGO dan Persatuan.

Maka, berikanlah sedikit ganjaran atau saguhati kepada mereka dalam bentuk wang ringgit atau barangan keperluan untuk menyara keluarga mereka.

Untuk penyumbang, hargai sumbangan mereka dengan memberikan sijil penyertaan atau penghargaan sebagai tanda berterima kasih atas sumbangan mereka. Penyumbang akan lebih rasa dihargai dan menjadi bukti penglibatan mereka dalam aktiviti kebajikan untuk kenangan mereka.

Dalam sistem AssraSumbangan, usaha penghargaan dan pembangunan sukarelawan ini dapat dilakukan dengan lebih mudah. Sebab ada menyediakan modul khas untuk pendaftaran online sukarelawan atau dikenali sebagai perunding.

ID keahlian dijana secara automatik, maklumat peribadi tersimpan malah dapat menetapkan nilai ganjaran atau komisyen untuk setiap usaha dan jualan yang mereka lakukan.

Sijil sumbangan pula dapat dijana secara automatik, boleh download dan dihantar terus kepada penyumbang anda melalui email dan Whatsapp.

Wah! Menarik kan? Semuanya dapat diuruskan dalam sistem yang sama bagi membolehkan pemantauan dibuat dengan lebih mudah dan berkesan. Maka, NGO atau Persatuan anda akan lebih cepat berkembang!

7. Strategi Membina Kepercayaan Tinggi

Setelah selesai semua urusan sumbangan dan perlaksanaan program, setiap NGO atau Persatuan perlu melihat laporan prestasi sumbangan secara berkala. Dengan cara itu, prestasi dapat dinilai dan menentukan kestabilan sesebuah NGO atau Persatuan.

Begitu juga dengan status perlaksanaan program atau aktiviti. Penyumbang perlu dimaklumkan berkaitan status terkini sumbangan mereka seperti telah disampaikan dan disempurnakan atau belum.

Hal ini akan menjadikan penyumbang lebih percaya dengan ketelusan NGO atau Persatuan dalam menguruskan dana sumbangan dan program.

Dalam sistem AssraSumbangan, laporan statistik prestasi kutipan sumbangan dijana secara automatik dan dapat diakses dengan mudah. 

AssraSumbangan juga menyediakan sistem semakan online untuk status perlaksanaan sumbangan atau program. Gambar atau video dan status perlaksanaan boleh dikemaskini di dalam sistem, dan penyumbang boleh membuat semakan status secara online saja untuk lihat bukti perlaksanaan sumbangan mereka.

Bagus kan jika ada fungsi begitu? Penyumbang akan lebih percaya dan terus setia bersama dengan NGO atau Persatuan.

Kesimpulan

Dengan mengenalpasti punca masalah dana sumbangan yang tidak konsisten dan strategi untuk mengatasinya, NGO atau Persatuan dapat mencari jalan penyelesaian terbaik untuk meningkatkan prestasi organsisasi ke tahap seterusnya untuk memberikan manfaat kepada lebih ramai orang yang memerlukan bantuan.

Sekiranya NGO atau Persatuan ingin tahu lebih lanjut berkaitan sistem AssraSumbangan, anda boleh melayari website www.assrasumbangan.com atau klik butang di bawah sekarang!